Meer over Competent | Vragen of opmerkingen | Log in

Competentfiche
Validatiedatum: 18-12-14
K160102  Info block
Archiefbeheer  Info block
Andere benamingen
Archiefbewaarder (m/v)  Info block
Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum (m/v)  Info block
Archivaris (m/v)  Info block
Archivaris-documentalist (m/v)  Info block
Archivaris-paleograaf (m/v)  Info block
Assistent-documentalist (m/v)  Info block
Assistent-archivaris (m/v)  Info block
Attaché bewaring van archieven (m/v)  Info block
Beheerder van bedrijfsdocumenten (m/v)  Info block
Databank- en informatiebronnenbeheerder (m/v)  Info block
Documentalist (m/v)  Info block
Documentalist-archivaris (m/v)  Info block
Documentatiebeheerder (m/v)  Info block
Hulpdocumentalist (m/v)  Info block
Iconograaf (m/v)  Info block
Kennisbeheerder (m/v)  Info block
Recordmanager (m/v)  Info block
Verantwoordelijke archief (m/v)  Info block
Verantwoordelijke documentatiedienst (m/v)  Info block
Verantwoordelijke fototheek (m/v)  Info block
Wetenschappelijk documentalist (m/v)  Info block
Definitie
Ondersteunt het documentbeheer. Staat in voor de verwerving, selectie of vernietiging van het archief. Is verantwoordelijk voor de bewaring, conservatie en restauratie. Vergemakkelijkt de toegang tot de documenten en de informatie voor verschillende doelgroepen (particulieren, professionals, onderzoekers, ...).
Bijkomende activiteiten kunnen zijn: documenten verwerven en valoriseren, een team, een dienst of een archief leiden.  Info block
Basis ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Publiek onthalen en informeren over het gebruik van documentatiedragers en -middelen  Info block
- Staat in voor de goede ontvangst van de bezoekers
- Registreert bezoekers
- Houdt toezicht in de leeszaal
- Past taalgebruik aan doelpubliek aan
- Informeert over de reglementen, de archiefinhoud en de ontsluitingsmiddelen
- Beantwoordt vragen
- Geeft instructies over de zoekwijze en het gebruik van databanken
- Verwijst klanten door bij onbeantwoorde vragen
- Volgt organisatiespecifieke richtlijnen voor het maken van reproducties
- Controleert de naleving van het archief- en leeszaalreglement  Info block
Kennis van communicatietechnieken  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Kennis van de deontologische code  Info block
Kennis van de inhoud en de opbouw van het eigen archief  Info block
Kennis van het archief van aanverwante instellingen  Info block
Documentatie-informatie opzoeken, selecteren en ter beschikking stellen  Info block
- Neemt kennis van de vraag die de klant stelt
- Vraagt door om de (achterliggende) informatiebehoefte te kunnen achterhalen
- Kiest in overleg met de klant, het tijdstip, de wijze en de vorm van het antwoord
- Stemt zoekstrategie en bronnen af op de vraag
- Voert archiefopzoekingen uit
- Denkt mee over de dienstverlening van het archief (tekortkomingen, knelpunten, ...)
- Signaleert ontwikkelingen in de klantenvragen
- Gebruikt het geautomatiseerde archiefbeheersysteem
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Gebruikt software voor documentatiebeheer  Info block
Kennis van intellectueel eigendomsrecht  Info block
Documenten, informatie en documentatiefondsen klasseren en actualiseren  Info block
- Kent vaste codes toe aan archiefbestanden
- Stelt klassementen in volgens het algemene archiefklassement
- Houdt de plaatsingsadministratie en (depot)inventaris bij
- Volgt het vastgelegde classificatiesysteem
- Controleert en corrigeert de plaatsing van de stukken volgens het classificatiesysteem
- Signaleert zoekgeraakte documenten
- Voert systeembeheersfuncties uit (queries maken, gebruikersgroepen en paramaters instellen, autorisaties verlenen, ...)
- Schoont het archief (schadelijke elementen, dubbels, blanco's, ...)
- Volgt selectielijsten
- Stelt lijsten op van te vernietigen stukken en houdt ze bij
- Registreert en begeleidt de vernietiging van archiefstukken
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Gebruikt software voor documentatiebeheer  Info block
Kennis van intellectueel eigendomsrecht  Info block
Kennis van inventarisatietechnieken  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Kennis van de deontologische code  Info block
Kennis van het geautomatiseerde archiefbeheersysteem  Info block
Kennis van de archiefvormers waarop men toezicht uitoefent  Info block
Documenten beschermen, identificeren en hun staat controleren  Info block
- Controleert de goede verpakking van archiefdocumenten
- Controleert de temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefbewaarplaats
- Detecteert en signaleert schade aan archiefstukken (schimmels, vochtplekken, insecten, muizensporen, ...)
- Voert controles, migraties en veiligheidsmaatregelen uit bij de opname van digitale bestanden
- Gebruikt softwaretools voor de bewaring en blijvende toegankelijkheid van digitale documenten  Info block
Kennis van documentbewaringstechnieken  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
Een documentatiebeheersysteem exploiteren (terbeschikkingstelling, uitwisseling, klassement, ...)  Info block
- Gebruikt het geautomatiseerde archiefbeheersysteem
- Bepaalt de kenmerken voor formele toegankelijkheid
- Vult ontbrekende informatie aan bij de formele ontsluiting door onderzoek
- Controleert of de informatie goed beschreven en ingevoerd is
- Ontsluit informatie formeel en inhoudelijk
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Gebruikt software voor documentatiebeheer  Info block
Kennis van de principes, de vormen en de toepassing van formele ontsluiting  Info block
Kennis van de principes, de vormen en de toepassing van inhoudelijke ontsluiting  Info block
Kennis van documentbewaringstechnieken  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Kennis van standaarden en normen  Info block
Documenten en documentatieproducten opstellen en verspreiden (overzicht, catalogus, nota, persoverzicht, website, ...)  Info block
- Analyseert en bewerkt informatie voor archiefproducten (nieuwsbrief, website, ...)
- Maakt samenvattingen van documenten
- Onderscheidt hoofd- van bijzaken
- Denkt mee over de producten van het archief
- Ontwikkelt instructie- en begeleidingsmateriaal op maat van de klant(en) rekening houdend met de evoluties en aangepast aan de werkomgeving
- Past taalgebruik aan doelpubliek aan
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Gebruikt software voor documentatiebeheer
- Gebruikt multimedia-opmaakprogramma's  Info block
Kennis van de principes, de vormen en de toepassing van inhoudelijke ontsluiting  Info block
Kennis van redactionele normen  Info block
Documenten en informatie verwerven, verzamelen en documentatiefondsen samenstellen  Info block
- Voert contextueel onderzoek uit naar structuren, werkprocessen en archiefvorming van de archiefvormers
- Leest vakgerichte informatie en informatie over het specialisatiedomein
- Geeft aan archiefvormers richtlijnen over documentbeheer
- Controleert de naleving van de richtlijnen bij archiefvormers
- Controleert verwervingen op volledigheid en verwerkt ze administratief
- Signaleert knelpunten met betrekking tot documentbeheer bij archiefvormers
- Stelt oplossingen voor bij knelpunten
- Stelt modellen en procedures op voor verwerving, selectie en vernietiging
- Stelt archiefbeheerplannen op
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Gebruikt software voor documentatiebeheer  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Kennis van de deontologische code  Info block
Kennis van communicatietechnieken  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
Leningen en uitleningen registreren en opvolgen (inschrijvingen, uitgaande documenten, terugkerende documenten)  Info block
- Schrijft nieuwe leden in
- Verricht financiële administratie
- Volgt organisatiespecifieke procedures
- Gebruikt software voor documentatiebeheer  Info block
Kennis van bibliotheekeconomie  Info block
Specifieke ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Werken met:
Boeken, tijdschriften, pers  Info block
Intermediaire archieven, lopende archieven  Info block
Microfiches, microfilms  Info block
Multimedia, cd-rom, dvd, internet, digitale databank  Info block
Oude archieven  Info block
Oude boeken, manuscripten, incunabelen  Info block
Platen, cassettes (audio, video)  Info block
Informatie binnen een domein behandelen:
Cultureel (kunst, literatuur, muziek, film, theater, ...)  Info block
Economie  Info block
Geneeskunde  Info block
Geschiedenis, aardrijkskunde  Info block
Godsdienst  Info block
Jongeren  Info block
Media  Info block
Sociale wetenschappen, HRM  Info block
Techniek, technologie  Info block
Vakinformatie (fiscaal, juridisch, commercieel, contractueel, ...)  Info block
Wetenschappen  Info block
Documenten herstellen en restaureren  Info block
- Gebruikt gereedschap en hulpmiddelen (lijmen, bindmiddelen, ...)
- Raadpleegt documentatie over de documenten
- Stelt een schadedossier op
- Stemt de techniek en het materieel af op de opdracht en het schadegeval
- Past diverse technieken toe (droogreinigen, ontzuren, bufferen, behandelen van foxing, schimmels, herinbinden van boeken, ...)
- Volgt de behandeling en het resultaat ervan op  Info block
Kennis van restauratietechnieken  Info block
Kennis van schadeoorzaken en hun behandeling  Info block
Documenten reproduceren en registreren in de vorm van microfilms, digitale gegevens, ...  Info block
- Gebruikt scanapparatuur
- Gebruikt barcodeapparatuur
- Gebruikt Optical Caracter Recognition software  Info block
Kennis van microfilm-, digitaliseringstechnieken  Info block
De inhoud van een website beheren  Info block
- Gebruikt multimedia-opmaakprogramma's
- Selecteert teksten en thema’s
- Integreert beeldmateriaal, geluidsopnames en/of objecten
- Controleert de kwaliteit van de informatie
- Past taalgebruik aan het doelpubliek aan
- Verzamelt informatie over het gebruik van de website
- Volgt de reacties van gebruikers op
- Houdt de website actueel  Info block
Exposities, meetings, culturele evenementen leiden (literair, artistiek, wetenschappelijk, ...)  Info block
- Bedenkt PR-activiteiten aangepast aan de doelgroep
- Werkt PR-activiteiten inhoudelijk uit
- Raamt de kosten van de PR-activiteit
- Neemt de praktische organisatie op zich (plaats, hulpmiddelen, ...)
- Communiceert rond de PR-activiteit
- Zoekt actief naar onderwerpen waarmee en manieren waarop klanten bereikt kunnen worden
- Past taalgebruik aan doelpubliek aan
- Organiseert publieke lezingen  Info block
Kennis van communicatiekanalen  Info block
Kennis van communicatietechnieken  Info block
Kennis van didactische vaardigheden  Info block
Kennis van groepsanimatie  Info block
Kennis van PR-marketingprincipes  Info block
Kennis van de inhoud en de opbouw van het eigen archief  Info block
Beheersregels en oplossingen voor de bewaring van documenten bepalen (toegang, verspreiding, raadpleging, terbeschikkingstelling, verwijdering, ...)  Info block
- Kiest een geautomatiseerd archiefbeheersysteem
- Werkt procedures uit voor digitale duurzaamheid (naamgeving van bestanden, mappenstructuren, bestandsformaten vastleggen, ...)
- Werkt procedures uit om goede bewaringscondities te realiseren
- Analyseert de administratieve en ondersteunende processen binnen de dienst
- Stelt een archief- en leeszaalreglement op
- Houdt bij het nemen van beslissingen rekening met haalbaarheid, functionaliteit, veiligheid, gebruiksvriendelijkheid, kostprijs, nieuwe ontwikkelingen, ...
- Gaat op zoek naar mogelijkheden om te optimaliseren
- Coördineert de opvolging van het documentbeheer bij archiefvormers  Info block
Basiskennis van functionele analyse  Info block
Kennis van projectmanagement  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Kennis van ontwikkelingen op het gebied van archiefbeheersystemen  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
Kennis van maatregelen voor het verzekeren van digitale duurzaamheid  Info block
Leveranciers of dienstverleners selecteren
Onderhandelen over contractvoorwaarden
De geleverde diensten of producten controleren  Info block
- Werkt de aankoop inhoudelijk uit
- Kiest, motiveert en volgt de gepaste procedure bij aankoop
- Onderhandelt contracten  Info block
Kennis van administratieve procedures en vormvereisten  Info block
Kennis van commerciële technieken  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Het documentatie- en ontwikkelingsbeleid van de fondsen en collecties (verwerving, valorisatie, ...) en partnerships bepalen en opvolgen  Info block
- Verzamelt gegevens die van belang zijn voor beleidsbepaling en –uitvoering
- Bepaalt de doelstellingen van het archief
- Legt beleidsplannen voor aan het bestuur en/of de archiefzorgdrager
- Werkt richtlijnen en procedures uit voor archiefbeheertaken
- Bouwt een kwaliteitszorgsysteem en performance measurement uit
- Bouwt relaties op met andere instellingen binnen de archiefsector
- Zoekt naar onderwerpen waarmee en manieren waarop het archief zijn klanten kan bereiken
- Communiceert met interne en externe partners  Info block
Kennis van strategische beleidsplanning  Info block
Kennis van de werking en de organisatie van de eigen instelling  Info block
Kennis van de sector  Info block
Kennis van de deontologische code  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Wetenschappelijk onderzoek uitvoeren  Info block
- Past onderzoeksmethodes toe (literatuurstudie, archiefonderzoek, interviews, ...)
- Schrijft eigen onderzoeksresultaten uit
- Bewaakt en evalueert onderzoeksprojecten
- Brengt eigen kennis in bij projecten van partners of derden  Info block
Gegevens bijwerken over het budget, de werking en de activiteiten van de dienst of organisatie (bezoekersaantallen, verwerving, balans, ...)  Info block
- Houdt statistische gegevens bij (bezoekersaantallen, aantal geraadpleegde stukken, gemiddelde duurtijd van opzoekingen, ...)
- Evalueert statistische gegevens en trekt conclusies met betrekking tot het archief  Info block
Kennis van bibliometrie  Info block
Netwerken en aan expertisedeling doen  Info block
- Wisselt ervaringen en informatie uit met collega’s binnen en buiten de organisatie
- Brengt mensen uit het eigen netwerk met elkaar in contact
- Spreekt anderen aan om samen te werken  Info block
Kennis van communicatiekanalen  Info block
Kennis van de organisatie  Info block
Kennis van de sector  Info block
Het budget van een organisatie bepalen en opvolgen  Info block
- Maakt een schatting van de verwachte inkomsten en uitgaven
- Bepaalt in overleg met de betrokken partijen hoe het budget wordt besteed (uitrusting, personeel, investeringen, ...)
- Analyseert de financiële gegevens en maakt een stand van zaken op (uitgaven, inkomsten, omzet, ...)
- Rapporteert over het budgetbeheer
- Neemt maatregelen voor bijsturing van het budget
- Zoekt naar ad hoc of externe financiering
- Volgt de interne boekhouding op
- Gebruikt kantoorsoftware (rekenblad, ...)  Info block
Kennis van administratieve procedures en vormvereisten  Info block
Kennis van boekhoudkundige principes en procedures  Info block
Kennis van budgetbeheer  Info block
Kennis van relevante wetgeving  Info block
Kennis van technieken voor fondsenverwerving en sponsoring  Info block
Acties voor personeelsbeheer bepalen en opstarten  Info block
- Ondersteunt de werving en selectie van nieuwe medewerkers
- Zorgt voor de begeleiding van nieuwkomers, stagiairs, ...
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
- Ondersteunt de opmaak van functieprofielen en een organogram
- Doet voorstellen ter verbetering van het personeelsbeleid  Info block
Basiskennis van personeelsbeheer  Info block
De activiteiten van een team coördineren
Een organisatie leiden  Info block
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
- Organiseert en leidt teamvergaderingen
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
- Werkt procedures uit voor de dienstverlening
- Evalueert de dienstverlening
- Volgt de administratie op (boekhouding, ...)
- Voert een personeelsbeleid
- Voert een financieel beleid
- Voert een commercieel beleid
- Komt wettelijke en fiscale verplichtingen na
- Beheert de infrastructuur  Info block
Basiskennis van boekhouden en administratief beheer  Info block
Kennis van technieken voor het leiden van een team  Info block
Kennis van managementtechnieken  Info block
Werkorganisatie
Soort bedrijf/organisatieSectorenArbeidsomstandigheden
Bibliotheek, documentatiecentrum  Info block
Organisatie voor cultuur of erfgoed  Info block
Dienstverlenend bedrijf  Info block
Onderzoeksinstelling  Info block
Overheidsbedrijf, overheidsinstelling  Info block
Reclamebureau  Info block
Lokaal of regionaal bestuur  Info block
Vereniging  Info block
Bedrijf  Info block
Archief  Info block
Administratie, overheidsdienst  Info block
Cultureel en historisch erfgoed  Info block
In het weekend  Info block
Werkomgeving
Je werkt in lokale en regionale instellingen, bedrijven, overheidsdiensten, ... Je onderhoudt contact met het publiek en met andere afdelingen binnen de organisatie. Je werk varieert naargelang het type archief, het soort organisatie (onderneming, instelling, ...) en het soort drager (papier, digitaal). Je hebt flexibele werkuren en doet weekendwerk. Soms moet je lasten dragen.  Info block
Opleidingen en certificaten
Verschillende wegen kunnen leiden naar de beroepen onder de Competentfiche Archiefbeheer. Welke studierichting/opleiding je moet of kan volgen vind je op de website van onderwijskiezer .  Info block
Classificatie
Kwalificatiestructuur:
ISCO-08-code:2621, 2622, 3433, 4411