Meer over Competent | Vragen of opmerkingen | Log in

Competentfiche
Validatiedatum: 20-10-14
M160101  Info block
Onthaal en inlichtingen  Info block
Andere benamingen
Grondsteward (m/v)  Info block
Informatiemedewerker (m/v)  Info block
Medewerker onthaal (m/v)  Info block
Onthaalmedewerker (m/v)  Info block
Onthaalverantwoordelijke (m/v)  Info block
Receptionist-telefonist (m/v)  Info block
Telefonist (m/v)  Info block
Tweetalige telefonist (m/v)  Info block
Tweetalig receptionist (m/v)  Info block
Tweetalig receptionist-telefonist (m/v)  Info block
Leidinggevende receptie (m/v)  Info block
Receptionist (m/v)  Info block
Host (m/v)  Info block
Meertalig receptionist (m/v)  Info block
Meertalig telefonist (m/v)  Info block
Definitie
Onthaalt, informeert en verwijst personen door aan de ontvangstruimte (station, organisatie, ...) of aan de telefooncentrale. Verstrekt pasjes, badges, tickets, uitnodigingen, ...
Bijkomende activiteiten kunnen zijn: de briefwisseling beheren (verzamelen, verdelen, ...), eenvoudige administratieve taken uitvoeren (klasseren, gegevensinvoer, invoer van vooraf opgestelde brieven, ...) en een team coördineren.  Info block
Basis ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Personen onthalen en hun vraag identificeren  Info block
- Identificeert de bezoeker
- Registreert de bezoeker
- Verzorgt taal, gedrag en houding in contact met de klant
- Stelt gerichte vragen om het doel van de bezoeker te achterhalen  Info block
Kennis van regels voor het onthaal  Info block
Kennis van veiligheidsvoorschriften  Info block
Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren  Info block
- Gebruikt een telefooncentrale (antwoordapparaat, nummers instellen, headset, …)
- Neemt de telefoon aan volgens bedrijfsspecifieke richtlijnen en de telefoonetiquette
- Zoekt telefoonnummers op
- Selecteert de gevraagde contactpersoon of zoekt bij afwezigheid een collega
- Neemt, bij afwezigheid van medewerkers, berichten, klachten, … aan en geeft ze door
- Ontvangt faxen en e-mails en stuurt ze door naar de bevoegde persoon  Info block
Kennis van communicatietechnieken  Info block
Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats  Info block
- Checkt aan- en afwezigheden, vergaderagenda, … en verstrekt hierover informatie
- Overhandigt een pasje
- Kondigt de bezoeker aan
- Legt uit hoe men de locatie bereikt (vergaderzaal, sanitair, …)  Info block
Kennis van communicatietechnieken  Info block
Kennis van technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing  Info block
De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren  Info block
- Controleert een toegangsbewijs
- Signaleert ongewenste bezoekers en afwijkend gedrag van bezoekers
- Hanteert instrumenten voor toegangscontrole (camera’s, toegangssystemen, ...)  Info block
Kennis van technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing  Info block
Kennis van veiligheidsvoorschriften  Info block
Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden  Info block
- Houdt documentatie bij
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Maakt lay-out op
- Houdt de voorraad folders, brochures, ... in de onthaalruimte op peil  Info block
Specifieke ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)  Info block
- Gebruikt multimedia
- Gebruikt een digitaal registratiesysteem
- Beheert de centrale agenda (aan- en afwezigheden, afspraken, reservaties, opdrachten, vergaderingen, …)  Info block
Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Maakt een tekst op volgens de huisstijl
- Gebruikt kantoormateriaal (kopieertoestel, scanner, ...)
- Houdt een klassement bij  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren  Info block
- Maakt briefwisseling verzendklaar (vouwen, in enveloppes steken, adresseren, …)
- Gebruikt een frankeermachine
- Neemt aangetekende zendingen en pakjes aan en tekent voor ontvangst
- Bepaalt aan de hand van het adres en/of de inhoud voor wie een poststuk of een mail bestemd is
- Ordent post per ontvanger
- Scant, vermenigvuldigt of digitaliseert ingekomen poststukken  Info block
Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten  Info block
De activiteiten van een team coördineren  Info block
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
- Organiseert en leidt teamvergaderingen
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken  Info block
Kennis van technieken voor het leiden van een team  Info block
Werkorganisatie
Soort bedrijf/organisatieSectorenArbeidsomstandigheden
Bedrijf  Info block
Dienstverlenend bedrijf  Info block
Overheidsbedrijf, overheidsinstelling  Info block
Lokaal of regionaal bestuur  Info block
Administratie, overheidsdienst  Info block
Toerisme  Info block
Horeca  Info block
Privésector  Info block
Social profit  Info block
Amusement  Info block
In ploegen  Info block
In weekends en op feestdagen  Info block
Werkomgeving
Je werkt in privé- of overheidsbedrijven, regionale instellingen of overheidsdiensten (stadhuis, rechtbank, ...). Je werkt samen met verschillende afdelingen en je komt in contact met het publiek. Je werk varieert naargelang de plaats van uitoefening (vakbeurzen, grote ondernemingen, ...). Soms werk je met een flexibele of onderbroken uurregeling, in het weekend of op feestdagen. Je moet soms langdurig rechtstaan (aan de ingang van beurzen, ...). Je begrijpt en spreekt meerdere vreemde talen (Frans, Engels, ...).  Info block
Opleidingen en certificaten
Verschillende wegen kunnen leiden naar de beroepen onder de Competentfiche Onthaal en inlichtingen. Welke studierichting/opleiding je moet of kan volgen vind je op de website van onderwijskiezer .  Info block
Classificatie
Kwalificatiestructuur:

Beroepskwalificatie niveau 3 -  Administratief medewerker onthaal (m/v) - competenties onthaal en post

ISCO-08-code:4223, 4226