Meer over Competent | Vragen of opmerkingen | Log in

Competentfiche
Validatiedatum: 20-10-14
M160201  Info block
Administratie  Info block
Andere benamingen
Medewerker administratie (m/v)  Info block
Archiefmedewerker (m/v)  Info block
Kantoormedewerker (m/v)  Info block
Kantoorhulp (m/v)  Info block
Medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Klerk (m/v)  Info block
Administratief medewerker (m/v)  Info block
Dossierbeheerder (m/v)  Info block
Medewerker openbare dienst (m/v)  Info block
Definitie
Voert courante administratieve taken uit (controleren van documenten, typen en opmaken van brieven, opvolgen van administratieve dossiers, ...). Werkt volgens de richtlijnen van de organisatie of de dienst.
Een bijkomende activiteit kan zijn: kopieer- en archiveringswerk verrichten en instaan voor het onthaal.  Info block
Basis ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren  Info block
- Maakt briefwisseling verzendklaar (vouwen, in enveloppes steken, adresseren, …)
- Gebruikt een frankeermachine
- Neemt aangetekende zendingen en pakjes aan en tekent voor ontvangst
- Bepaalt aan de hand van het adres en/of de inhoud voor wie een poststuk of een mail bestemd is
- Ordent post per ontvanger
- Scant, vermenigvuldigt of digitaliseert ingekomen poststukken  Info block
Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Neemt notities
- Ontvangt gegevens en richtlijnen voor het verwerken van documenten
- Past de huisstijl toe
- Slaat de documenten op volgens afspraken  Info block
Kennis van snelschrifttechnieken  Info block
Kennis van technieken om nota te nemen  Info block
Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren  Info block
- Verzamelt, selecteert en ordent stukken naar rubrieken en categorieën
- Doet opzoekingen om dossiers te vervolledigen
- Controleert of databestanden up-to-date zijn
- Controleert het naleven van termijnen en kosten die verbonden zijn aan terugzendingen en aanmaningen  Info block
Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren  Info block
- Gebruikt een telefooncentrale (antwoordapparaat, nummers instellen, headset, …)
- Neemt de telefoon aan volgens bedrijfsspecifieke richtlijnen en de telefoonetiquette
- Zoekt telefoonnummers op
- Selecteert de gevraagde contactpersoon of zoekt bij afwezigheid een collega
- Neemt, bij afwezigheid van medewerkers, berichten, klachten, … aan en geeft ze door
- Ontvangt faxen en e-mails en stuurt ze door naar de bevoegde persoon  Info block
Kennis van communicatietechnieken  Info block
Kennis van regels voor het onthaal  Info block
Kennis van technieken voor conflictvoorkoming en -beheersing  Info block
Specifieke ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Personen onthalen en hun vraag identificeren  Info block
- Identificeert de bezoeker
- Registreert de bezoeker
- Verzorgt taal, gedrag en houding in contact met de klant
- Stelt gerichte vragen om het doel van de bezoeker te achterhalen  Info block
Kennis van regels voor het onthaal  Info block
Kennis van veiligheidsvoorschriften  Info block
Documenten coderen, klasseren en archiveren  Info block
- Verwerkt archiefstukken per categorie of rubriek (identificeren, coderen, registreren, …)
- Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
- Registreert uitgeleende documenten  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen  Info block
- Gebruikt software voor voorraadbeheer
- Controleert de staat en de omvang van de voorraad
- Stemt de te bestellen hoeveelheden af op het verbruik, de planning, de opslagcapaciteit, …
- Contacteert de leverancier(s) of aankoopafdeling
- Volgt bestellingen op en controleert de levering  Info block
Kennis van voorraadbeheer  Info block
Kopieerwerk verrichten  Info block
- Gebruikt kantoormateriaal (fax, kopieertoestel, ...)
- Controleert de benodigde aantallen  Info block
Werkorganisatie
Soort bedrijf/organisatieSectorenArbeidsomstandigheden
Bedrijf  Info block
Overheidsbedrijf, overheidsinstelling  Info block
Administratie, overheidsdienst  Info block
Privésector  Info block
Social profit  Info block
Veelvuldig beeldschermwerk  Info block
Werkomgeving
Je werkt in privé- of overheidsbedrijven, regionale instellingen of overheidsdiensten. Je werk varieert naargelang de sector (handel, industrie, overheid, ...) en de organisatie. Je begrijpt en spreekt meerdere vreemde talen (Frans, Engels, ...).  Info block
Opleidingen en certificaten
Verschillende wegen kunnen leiden naar de beroepen onder de Competentfiche Administratie. Welke studierichting/opleiding je moet of kan volgen vind je op de website van onderwijskiezer.  Info block
Classificatie
Kwalificatiestructuur:
ISCO-08-code:3343, 4110, 4120, 4131, 4132, 4311, 4312, 4313, 4321, 4412, 4419