Meer over Competent | Vragen of opmerkingen | Log in

Competentfiche
Validatiedatum: 20-10-14
M160401  Info block
Managementassistentie  Info block
Andere benamingen
Directieassistent (m/v)  Info block
Directiemedewerker (m/v)  Info block
Directiesecretaresse (m/v)  Info block
Drietalig directieassistent (m/v)  Info block
Drietalig directiesecretaresse (m/v)  Info block
Tweetalig directieassistent (m/v)  Info block
Tweetalig directiesecretaresse (m/v)  Info block
Managementassistant (m/v)  Info block
Managementassistent (m/v)  Info block
Meertalig managementassistent (m/v)  Info block
Office manager (m/v)  Info block
Definitie
Assisteert één of meerdere verantwoordelijken (leidinggevend persoon, directeur, ...) bij het uitvoeren van activiteiten (planningsbeheer, organisatie van verplaatsingen, communicatie, voorbereiding van vergaderingen, onthaal, ...). Organiseert en coördineert de interne en externe, soms vertrouwelijke, informatie over de werking van de organisatie.
Bijkomende activiteiten kunnen zijn: dossiers (onderhoudscontracten van uitrustingen, aanmaningen voor klanten, administratief beheer van het personeel, ...) of specifieke evenementen (organisatie van seminaries, beurzen, ...) volledig opvolgen en een team coördineren.  Info block
Basis ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren  Info block
- Beheert de agenda (maakt afspraken, reservaties, plant opdrachten, …)
- Herinnert de leidinggevende aan specifieke elementen
- Onderscheidt zelf te beantwoorden vragen van deze die door de verantwoordelijke beantwoord moeten worden  Info block
Kennis van regels voor het onthaal  Info block
Kennis van secretariaatstechnieken  Info block
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren  Info block
- Schrijft een tekst op basis van losse elementen van de verantwoordelijke (instructies, notities, …)
- Onderscheidt hoofd- en bijzaken
- Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig
- Gaat vertrouwelijk om met informatie  Info block
Kennis van redactionele normen  Info block
Kennis van technieken om nota te nemen  Info block
Kennis van snelschrifttechnieken  Info block
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern  Info block
- Volgt afspraken, stand van zaken, … van dossiers op
- Voert gemaakte beslissingen uit of ziet er op toe dat ze uitgevoerd worden
- Beslist welke informatie aan wie moet worden doorgespeeld
- Bewaakt afhandeling en follow-up  Info block
Kennis van technieken voor administratief beheer  Info block
Kennis van dossierbeheer  Info block
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren  Info block
- Contacteert een reisorganisatie voor het organiseren van buitenlandse reizen  Info block
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)  Info block
- Inventariseert in overleg het doel, aard en de voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst
- Maakt een overzicht van uit te voeren voorbereidende taken
- Stelt een deelnemerslijst op
- Stelt een agenda op
- Stuurt een uitnodiging met de agenda en bijhorende stukken op
- Noteert verontschuldigingen  Info block
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Hanteert de huisstijl bij het opmaken van een document
- Verzamelt, registreert, klasseert en beheert briefwisseling en e-mailberichten
- Neemt aangetekende zendingen aan en tekent voor ontvangst
- Bepaalt aan de hand van het adres en/of de inhoud voor wie een poststuk of een mail bestemd is  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
Kennis van technieken voor administratief beheer  Info block
Kennis e-mailcorrespondentie  Info block
Specifieke ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)  Info block
- Verzamelt en verwerkt informatie en documenten volgens richtlijnen (identificeren, coderen, registreren, ...)
- Controleert de volledigheid van gegevens en dossiers
- Vult ontbrekende gegevens of documenten aan
- Actualiseert dossiers en houdt daarbij de bewaartermijnen in het oog  Info block
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken  Info block
Kennis van agendabeheer  Info block
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren  Info block
- Volgt ontwikkelingen in het vakgebied op
- Raadpleegt informatiebronnen
- Verwerkt archiefstukken per categorie of rubriek (identificeren, coderen, registreren, …)
- Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
- Registreert uitgeleende documenten  Info block
Kennis van elektronische archiefsystemen  Info block
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren  Info block
- Werkt een concept uit dat beantwoordt aan de doelstelling
- Stelt een actieplan op (timing, locatie, budget, personeel, catering, …)
- Voert de administratie uit (formaliteiten, toestemmingen, ...)
- Selecteert dienstverleners, leveranciers en onderaannemers voor de catering, de animatie, verhuring, ...
- Stelt contracten op  Info block
Kennis van informatiespreiding via sociale media  Info block
Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren  Info block
- Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
- Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen en aanwervingen
- Maakt afspraken met de opleider over praktische regelingen en benodigdheden
- Stelt vacatures op volgens richtlijnen en laat ze verspreiden  Info block
Basiskennis van arbeidsrecht  Info block
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren  Info block
- Gebruikt software voor voorraadbeheer
- Controleert de staat en de omvang van de voorraad
- Stemt de te bestellen hoeveelheden af op het verbruik, de planning, de opslagcapaciteit, …
- Contacteert de leverancier(s) of aankoopafdeling
- Volgt bestellingen op en controleert de levering  Info block
Kennis van voorraadbeheer  Info block
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen  Info block
- Komt tot duidelijke afspraken
- Legt schriftelijk een overeenkomst vast
- Zoekt alternatieven als een overeenkomst niet haalbaar lijkt
- Ziet toe op de uitvoering van de opdrachten
- Wisselt informatie uit met interne en externe diensten  Info block
De activiteiten van een team coördineren  Info block
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
- Organiseert en leidt teamvergaderingen
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken  Info block
Kennis van technieken voor het leiden van een team  Info block
Werkorganisatie
Soort bedrijf/organisatieSectorenArbeidsomstandigheden
Overheidsbedrijf, overheidsinstelling  Info block
Lokaal of regionaal bestuur  Info block
Vereniging  Info block
Veelvuldig beeldschermwerk  Info block
Werkomgeving
Je werkt in privébedrijven of overheidsinstellingen. Je overlegt met verschillende gesprekspartners of afdelingen (verantwoordelijken, klanten, afdeling human resources, boekhouding, ...). Je werk varieert naargelang de omvang, de organisatiewijze en het activiteitendomein van de organisatie.  Info block
Opleidingen en certificaten
Verschillende wegen kunnen leiden naar de beroepen onder de Competentfiche Managementassistentie. Welke studierichting/opleiding je moet of kan volgen vind je op de website van onderwijskiezer .  Info block
Classificatie
Kwalificatiestructuur:
ISCO-08-code:3343, 4120