Meer over Competent | Vragen of opmerkingen | Log in

Competentfiche
Validatiedatum: 20-10-14
M160701  Info block
Secretariaat  Info block
Andere benamingen
Medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Financieel medewerker secretariaat van een universiteit (m/v)  Info block
Administratief medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Administratief medewerker van een school of universiteit (m/v)  Info block
Administratief medewerker van een regionale instelling (m/v)  Info block
Algemeen medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Drietalig medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Medewerker juridisch secretariaat (m/v)  Info block
Medewerker kantoor (m/v)  Info block
Polyvalent medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Secretaresse (m/v)  Info block
Medewerker telesecretariaat (m/v)  Info block
Tweetalig medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Secretariaatsmedewerker (m/v)  Info block
Hoofd secretariaat (m/v)  Info block
Medewerker commercieel secretariaat (m/v)  Info block
Meertalig medewerker secretariaat (m/v)  Info block
Definitie
Staat in voor de administratieve behandeling van dossiers (intikken van brieven, lay-out van documenten, ...). Stuurt informatie door voor één of meerdere diensten of voor een verantwoordelijke (e-mail, nota's, fax, ...). Volgt hierbij de richtlijnen van de onderneming.
Bijkomende activiteiten kunnen zijn: dossiers volledig opvolgen (onderhoudscontracten van uitrustingen, van de organisatie, ...) en een team coördineren.  Info block
Basis ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
Boodschappen noteren en afspraken vastleggen  Info block
- Verzorgt het voorkomen en taalgebruik in contact met de klant
- Stelt gerichte vragen om de vraag helder te krijgen
- Onderscheidt hoofd- en bijzaken
- Noteert de vraag van de klant
- Vraagt ontbrekende of aanvullende gegevens op
- Weegt af of hij/zij in staat en bevoegd is om zelf te antwoorden
- Speelt complexe vragen door
- Gebruikt beschikbare bronnen om een vraag te beantwoorden  Info block
Kennis van regels voor het onthaal  Info block
Kennis van agendabeheer  Info block
Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
E-mails behandelen  Info block
- Selecteert te openen stukken
- Bepaalt aan de hand van het adres en/of de inhoud voor wie een poststuk of een mail bestemd is
- Dateert en digitaliseert ingekomen poststukken en slaat ze op
- Hanteert posttarieven voor het frankeren van brieven  Info block
Kennis van regels voor het frankeren van brieven  Info block
Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
Documenten doorsturen en klasseren  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, e-mail, ...)
- Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig
- Past de huisstijl toe
- Slaat documenten op volgens richtlijnen  Info block
Kennis van technieken om nota te nemen  Info block
Kennis van snelschrifttechnieken  Info block
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren  Info block
- Contacteert een reisorganisatie voor het organiseren van buitenlandse reizen  Info block
De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen  Info block
- Gebruikt software voor voorraadbeheer
- Controleert de staat en de omvang van de voorraad
- Stemt de te bestellen hoeveelheden af op het verbruik, de planning, de opslagcapaciteit, …
- Contacteert de leverancier(s) of aankoopafdeling
- Volgt bestellingen op en controleert de levering  Info block
Kennis van voorraadbeheer  Info block
Specifieke ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, …)
- Houdt gegevens bij, vult ze aan en verbetert ze
- Stelt een verslag op
- Neemt deel aan teamvergaderingen  Info block
Uitvoering van onderhoudscontracten opvolgen en controleren  Info block
- Controleert het naleven van de contractvoorwaarden
- Meldt aan een verantwoordelijke wanneer voorwaarden niet worden nageleefd  Info block
Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren  Info block
- Verwerkt archiefstukken per categorie of rubriek (identificeren, coderen, registreren, …)
- Volgt richtlijnen voor het (digitaal) archiveren
- Registreert uitgeleende documenten  Info block
Kennis van klassement- en archiveringsmethodes  Info block
Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)  Info block
- Vervolledigt gegevens volgens afspraken
- Controleert overeenstemming tussen ingevoerde gegevens en de originele documenten
- Verzamelt ontbrekende stukken
- Houdt een dossier overzichtelijk
- Gaat vertrouwelijk om met informatie  Info block
Kennis van dossierbeheer  Info block
Juridische documenten invoeren en de lay-out verzorgen (contracten, verslagen en vonnissen, ...)  Info block
- Voert in met behulp van een dictafoon
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, e-mail, ...)
- Controleert documenten met juridische terminologie inhoudelijk en taalkundig
- Past richtlijnen toe die eigen zijn aan de opmaak van juridische documenten
- Gaat vertrouwelijk om met juridische informatie  Info block
Basiskennis van handelsrecht  Info block
Kennis van juridische terminologie  Info block
Kennis van redactionele normen  Info block
Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren  Info block
- Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
- Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen en aanwervingen
- Maakt afspraken met de opleider over praktische regelingen en benodigdheden
- Stelt vacatures op volgens richtlijnen en laat ze verspreiden  Info block
Kennis van arbeidsrecht  Info block
Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Gebruikt boekhoudkundige programma's
- Houdt gegevens bij (aan- en verkoopfacturen, personeelsdossiers, ...)
- Volgt de (uitbesteedde) boekhouding op
- Komt wettelijke en fiscale verplichtingen na  Info block
Basiskennis van boekhouding  Info block
De activiteiten van een team coördineren  Info block
- Stelt een planning op en past ze aan wijzigende omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe) medewerkers
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het naleven van procedures
- Organiseert en leidt teamvergaderingen
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken  Info block
Kennis van technieken voor het leiden van een team  Info block
Jobmobiliteit: Verwante beroepen
Werkorganisatie
Soort bedrijf/organisatieSectorenArbeidsomstandigheden
Advocatenkantoor  Info block
Bedrijf  Info block
Dienstverlenend bedrijf  Info block
Onderwijsinstelling  Info block
Overheidsbedrijf, overheidsinstelling  Info block
Lokaal of regionaal bestuur  Info block
Vereniging  Info block
Bouw  Info block
Financiële sector  Info block
Gezondheidszorg  Info block
Vastgoed  Info block
Industrie  Info block
Landbouw  Info block
Onderzoek en ontwikkeling  Info block
Vorming en opleiding  Info block
Sport en vrije tijd  Info block
Transport en logistiek  Info block
Verzekeringen  Info block
Veelvuldig beeldschermwerk  Info block
Thuiswerk  Info block
Bij particulieren thuis  Info block
Werkomgeving
Je werkt in privébedrijven, overheidsinstellingen of parastatale instellingen, soms bij betrokkenen thuis. Je overlegt met verschillende gesprekspartners of diensten (verantwoordelijken, klanten, human resources, boekhouding, ...). Je werk varieert naargelang de omvang, de organisatiewijze en het activiteitendomein van de organisatie (juridisch, ...). Je begrijpt en spreekt meerdere vreemde talen (Frans, Engels, ...).  Info block
Opleidingen en certificaten
Verschillende wegen kunnen leiden naar de beroepen onder de Competentfiche Secretariaat. Welke studierichting/opleiding je moet of kan volgen vind je op de website van onderwijskiezer .  Info block
Classificatie
Kwalificatiestructuur:

Beroepskwalificatie niveau 3 - Polyvalent administratief medewerker (m/v)

ISCO-08-code:3342, 3343, 4120, 4415