Meer over Competent | Vragen of opmerkingen | Log in

Competentfiche
Validatiedatum: 18-6-13
M170101  Info block
Management verkoopsadministratie  Info block
Andere benamingen
Adjunct-verantwoordelijke verkoopadministratie (m/v)  Info block
Administratief kaderlid verkoop (m/v)  Info block
Verantwoordelijke beheer verkoopadministratie (m/v)  Info block
Verantwoordelijke bestellingenbeheer (m/v)  Info block
Administratief verantwoordelijke verkoop (m/v)  Info block
Verantwoordelijke verkoopadministratie (m/v)  Info block
Verantwoordelijke afdeling verkoop (m/v)  Info block
Definitie
Organiseert of realiseert het beheer van de verkoopcontracten, vanaf de ontvangst van de bestellingen tot de levering van de producten bij de klant. Fungeert als schakel tussen de klanten, de interne diensten (commerciële dienst, productie, planning, ...) en de externe betrokkenen (transportmaatschappijen, ...) van de onderneming.
Bijkomende activiteiten kunnen zijn: verkoopvoorwaarden vastleggen met de klanten, grondstoffen bestellen, een dienst leiden.  Info block
Basis ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
Administratieve procedures voor de behandeling van orders vastleggen
Controleren of de administratieve procedures toegepast worden  Info block
- Analyseert de acties tussen het ontvangen van een order en het leveren van een product
- Stelt problemen in het ordertraject vast
- Analyseert de oorzaak van problemen en past de procedures aan  Info block
Kennis van de organisatie van de logistieke keten  Info block
Kennis van douanereglementering  Info block
Kennis van handelsrecht  Info block
Kennis van e-procurement (elektronisch beheer van aankopen)  Info block
Kennis van regelgeving e-commerce  Info block
De activiteit van de dienst coördineren
Instrumenten voor opvolging analyseren en verbeteringen voorstellen  Info block
- Bepaalt de doelstellingen van de dienst
- Stimuleert een goede werksfeer en teamvorming
- Zorgt voor de begeleiding van nieuwkomers, stagiairs, …
- Voorziet middelen en tijd voor werkoverleg
- Houdt gegevens bij (uitgaven, inkomsten, personeel, …)
- Analyseert de rapportage over het administratief beheer van orders (orderbevestigingen, pakbonnen, vrachtbrieven, facturen, …)
- Doet voorstellen voor het verbeteren van het administratief beheer van orders door het werken met gespecialiseerde software, het wijzigen van interne procedures, de samenwerking met andere diensten te optimaliseren, …  Info block
Kennis van bevoorradingsmethodes  Info block
Kennis van budgetbeheer  Info block
Kennis van managementtechnieken  Info block
Kennis van voorraadbeheer  Info block
Verkoopcontracten controleren of registreren
De klant informeren over de status van de bestelling  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Controleert of contracten opgesteld worden volgens de wettelijke voorschriften (verplichte vermeldingen, algemene voorwaarden, …)
- Controleert of contracten de rechten en plichten van elke partij duidelijk omschrijven
- Gebruikt software voor de uitwisseling van computergegenereerde gegevens (EDI)  Info block
Kennis van handelsrecht  Info block
Bijdragen tot de opstelling van de productieplanning volgens de informatie die bij de klanten en de interne diensten verzameld werd  Info block
- Informeert zich over de haalbaarheid en beperkingen verbonden aan het productieproces
- Registreert contracten zodanig dat de andere afdelingen (planning, productie, transport, …) inzicht hebben in de contractafspraken van lopende orders
- Overlegt met afdelingshoofden (planning, productie, transport, …) over de korte termijn productieplanning (prioriteiten, problemen, …)
- Gebruikt software voor contractbeheer  Info block
Kennis van de organisatie van de logistieke keten  Info block
De planning voor de behandeling van de orders opstellen
Een productieorder creëren of doorgeven aan de betreffende dienst  Info block
- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad, ...)
- Stelt in overleg een orderbevestiging op met alle technische aspecten
- Stelt in overleg een werkopdracht op met de opeenvolgende stappen voor het tot stand komen van het order
- Gebruikt geïntegreerde beheerprogramma's - Enterprise Resource Planning (ERP)  Info block
De voortgang van de productie opvolgen
Corrigerende acties voorstellen  Info block
- Raadpleegt productierapporten
- Wisselt informatie uit en overlegt met andere afdelingen (doorsturen gegevens om bij te sturen, systematisch informeren en rapporteren)
- Bespreekt alternatieven met andere afdelingen bij problemen met het realiseren van de productieplanning (uitbesteden van een deel van de productie, aanwerven extra personeel, een oplossing uitwerken met de klant, …)  Info block
Kennis van de organisatie van de logistieke keten  Info block
De verzending van bestellingen organiseren
Klanten informeren over de beschikbaarheid van de producten  Info block
- Onderhandelt met de klant volgens in het bedrijf geldende richtlijnen
- Stelt de meest geschikte transportmodus voor in functie van de opdracht (kostprijs, tijd, …)
- Adviseert de klant over transportverzekeringen
- Overlegt met de transportafdeling over de planning
- Doet prospectie bij transporteurs
- Stelt een (offerte van) transport- en bevrachtingsovereenkomst op  Info block
Kennis van de organisatie van de logistieke keten  Info block
Kennis van douanereglementering  Info block
Klantenrekeningen administratief opvolgen (tegoeden, voorschotten, uitstaande bedragen, ...)
Toezicht houden op het beheer van de portefeuilles (financieringsdossiers, solvabiliteit, ...)  Info block
- Geeft alle kostprijsgegevens op het einde van het ordertraject door aan de boekhoudkundige afdeling voor het maken van een factuur
- Volgt de evoluties van accountrekeningen stipt op
- Signaleert accountrekeningen die dreigen in problemen te komen volgens interne procedures
- Bespreekt met een account mogelijkheden om tekorten te vermijden of weg te werken  Info block
Kennis van financieel beheer  Info block
Kennis van statistische analyse  Info block
Specifieke dossiers behandelen of ze aan de betreffende dienst overmaken (geschillen, ...)  Info block
- Registreert klachten en neemt ze in behandeling
- Stelt de klant op de hoogte van de klachtenprocedure
- Verzamelt documenten om de klacht te onderzoeken
- Verwijst dossiers die buiten de eigen bevoegdheid vallen naar de juiste persoon of afdeling
- Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Doet de klant een voorstel voor oplossing volgens de gangbare procedures  Info block
Acties uitvoeren ter ondersteuning van het personeelsbeheer (aanwerving, opleiding, ...)  Info block
- Ondersteunt de werving en selectie van nieuwe medewerkers
- Zorgt voor de begeleiding van nieuwkomers, stagiairs, …
- Volgt competenties van medewerkers op en bespreekt opleidingsmogelijkheden met de betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
- Ondersteunt de opmaak van functieprofielen  Info block
Kennis van personeelsbeheer  Info block
Specifieke ActiviteitenCompetenties
KunnenKennen
De verkoop beheren:
E-commerce  Info block
Export  Info block
Postorderverkoop  Info block
Het strategisch beleid van een organisatie bepalen of helpen bepalen (investeringen, uitrustingen, specialisatie, ...)  Info block
- Stelt een businessplan op
- Stelt een implementatieplan op
- Volgt ontwikkelingen in de markt op
- Volgt het aanbod van de concurrentie op
- Bepaalt het doelpubliek en klantenprofiel
- Zoekt nieuwe mogelijkheden en kansen voor verkoop
- Past het aanbod aan wijzigingen aan (trends, onvoorziene omstandigheden, …)
- Maakt een kosten-baten analyse om investeringen te optimaliseren  Info block
Kennis van managementtechnieken  Info block
Aanbestedingen of lastenboeken voor leveranciers of dienstverleners opstellen  Info block
- Overlegt met de betrokken partijen
- Maakt een overzicht van uit te voeren taken
- Berekent hoeveelheden en kwaliteiten
- Selecteert de firma’s waaraan aanbestedingen worden gestuurd op basis van jaarrekeningen, het handelsregister, het internet, het eigen netwerk van relaties, eigen ervaringen, …  Info block
Kennis van aanbestedingsprocedures  Info block
Met de klant onderhandelen over de voorwaarden van de verkoopovereenkomst  Info block
- Komt tot duidelijke afspraken
- Legt schriftelijk een overeenkomst vast
- Zoekt alternatieven als een overeenkomst niet haalbaar lijkt
- Neemt in de offerte de prijs, leverings- en betalingsvoorwaarden op
- Geeft de klant toelichtingen bij een offerte
- Past eventuele promoties of prijsafspraken toe  Info block
Werkorganisatie
Soort bedrijf/organisatieSectorenArbeidsomstandigheden
Commerciële vennootschap  Info block
Dienstverlenend bedrijf  Info block
Industrieel bedrijf  Info block
Grafische industrie  Info block
Kunststofverwerking, rubber, composiet  Info block
Landbouw  Info block
Luchtvaarttechnieken (luchtvaart, ruimtevaart)  Info block
Machinebouw  Info block
Mechanica en metaalbewerking  Info block
Metaal- en staalindustrie  Info block
Optica, optronica  Info block
Papier- en kartonindustrie  Info block
Petrochemie  Info block
Spoorwegen  Info block
Sport en vrije tijd  Info block
Toerisme  Info block
Transport en logistiek  Info block
Veiligheid, hygiëne, milieu  Info block
Voeding  Info block
Wapenindustrie  Info block
Watersport  Info block
Chemie  Info block
Glas  Info block
Bouwmaterialen  Info block
Handel  Info block
Hout  Info block
Confectie  Info block
Lederverwerking  Info block
Textiel  Info block
Telecommunicatie  Info block
Informatica  Info block
Veelvuldig beeldschermwerk  Info block
Zittend werk  Info block
Werkomgeving
Je werkt in industriële, commerciële of dienstverlenende bedrijven, in overleg met de productieafdeling, de afdeling logistiek, de commerciële dienst, de dienst boekhouding, …  Info block
Opleidingen en certificaten
Verschillende wegen kunnen leiden naar de beroepen onder de Competentfiche Management verkoopsadministratie. Welke studierichting/opleiding je moet of kan volgen vind je op de website van onderwijskiezer .  Info block
Classificatie
Kwalificatiestructuur:
ISCO-08-code:1221